Woran KI im Mittelstand scheitert, und wo sie sofort hilft

Bei Fachkräftemangel und steigendem Kostendruck soll KI helfen. In der Praxis hakt es an zwei Stellen: am richtigen Start und an der Anbindung. Beides trennen wir sauber.

Woran die Umsetzung oft scheitert

Kein klarer erster Schritt

86 Prozent sehen KI als relevant, aber nur 23 Prozent setzen sie erfolgreich um. Es fehlt der Anfang.

Integration in die bestehende IT

65 Prozent nennen die Integration als größte Hürde. Tools, die nicht zusammenspielen, bremsen.

Strategie fehlt, Tools wuchern

Einzelne Werkzeuge in einzelnen Teams, ohne Plan und ohne Priorisierung. Wo anfangen, bleibt unklar.

Wo KI sofort hilft

Zeitfresser durch Routineaufgaben

E-Mails sortieren, Anfragen beantworten, Dokumente prüfen: täglich dieselben Handgriffe.

Manuelle, fehleranfällige Abläufe

Daten werden mehrfach erfasst und von Hand übertragen. Das kostet Zeit und führt zu Fehlern.

Wissen verstreut und schwer auffindbar

Informationen liegen in Dokumenten, Mails und Systemen. Mitarbeitende suchen statt zu arbeiten.

Quellen: KI-Studie 2025 (455 Unternehmen) und IBM „Race for ROI“ 2025 (500 Führungskräfte).

Digitale Assistenten, die Ihre Routinearbeit übernehmen

KI-Assistenten erledigen wiederkehrende Aufgaben zuverlässig und nachvollziehbar.
So entlasten Sie Ihr Team und schaffen Freiraum für das, was wirklich zählt.

Entlastung

Routine automatisch erledigt

Anfragen beantworten, Dokumente prüfen, Daten übertragen: rund um die Uhr und ohne Ermüdung.

Konkret: Der Serviceassistent beantwortet Standardanfragen, Ihr Team kümmert sich um die kniffligen Fälle.

24/7
iim Einsatz, Ergebnis in 6 bis  Wochen möglich
Integration

In Ihre bestehende IT eingebaut

Wir binden KI an Ihre vorhandenen Systeme an, statt sie abzulösen. Das senkt Risiko und Aufwand spürbar.

Konkret: Wo möglich binden wir KI an CRM, ERP oder Microsoft 365 an. Ist eine direkte Anbindung nicht möglich, finden wir gemeinsam den besten Weg.

0
erzwungene Systemwechsel. Wo eine direkte Anbindung nicht geht, beraten wir den besten Weg.
Sicherheit

Nachvollziehbar und regelkonform

DSGVO-konform, ISO-zertifiziert, auf Wunsch On-Premise. Ihr Team behält die Kontrolle über jede Entscheidung.

Konkret: DSGVO und EU AI Act eingeordnet, auf Ihre Anforderungen angepasst. Unter Berückrichtigung von Chancen & Risiken für Ihr Unternehmen.

ISO
27001:2024 und 9001:2015 zertifiziert

In drei Schritten zur KI im Unternehmen

Jeder Schritt entspricht einem festen Angebot, und jeder wird auf den nächsten angerechnet. So gehen Sie strukturiert und ohne großes Risiko vor.

1

Strategie und Standort-Bestimmung

Im KI-Strategie-Workshop oder über das Strategiepapier schaffen wir Klarheit: wo KI bei Ihnen den größten Nutzen bringt und welche Schritte sich lohnen.

2

Ersten Use-Case als MVP umsetzen

Wir setzen den wichtigsten Anwendungsfall als MVP um, integrieren ihn in Ihre bestehenden Systeme und testen ihn mit echten Daten und Ihrem Team.

3

Ausbauen und betreiben

Läuft der erste Assistent, bauen wir Schritt für Schritt aus, bis hin zu größeren Projekten und der Optimierung Ihrer IT.

Wie digital ist Ihr Unternehmen? KI-A für den Mittelstand

Beantworten Sie ein paar Fragen zu Ihrer aktuellen Situation und erhalten Sie sofort eine Einschätzung, ganz ohne Verpflichtung.

Ihr persönlicher Digitalisierungsscore

Konkrete Quick Wins für den schnellen Start

Risiken, die Sie jetzt im Blick haben sollten

Handlungsempfehlungen, auf Ihre Lage zugeschnitten

Jetzt Zukunftscheck starten

Wofür nutzt der Mittelstand KI?
Erprobte Anwendungsfälle

Use-Cases aus dem Mittelstand, gruppiert nach Unternehmenns-Bereichen.
Jeder lässt sich einzeln starten und w ausbauen.

Kundenkontakt und Service

Anfragen schneller beantworten, Routine im Posteingang reduzieren.

01
KI-Serviceassistent
Versteht Supportanfragen, priorisiert sie, bereitet Antworten vor und übergibt bei Bedarf an Mitarbeitende.
Beispiel: Ein Maschinenbauer erhält täglich viele Supportmails. Der Assistent schlägt passende Antworten vor und legt bei Bedarf ein Ticket an. Dazu beraten lassen
02
E-Mail- und Backoffice-Automation
Klassifiziert E-Mails, liest Anhänge aus, überträgt Daten in CRM oder ERP und erstellt Aufgaben.
Beispiel: Eingehende Bestellungen per E-Mail werden automatisch ausgelesen und ins ERP übertragen, statt von Hand abgetippt. Dazu beraten lassen

Vertrieb und Marketing

Verkaufschancen erkennen, Follow-ups nicht verpassen, Kampagnen schneller ausspielen.

03
Vertriebsassistent und Predictive Selling
Priorisiert Verkaufschancen, schlägt nächste Schritte vor und macht CRM- und Angebotsdaten nutzbar.
Beispiel: Aus den letzten Angeboten und CRM-Notizen schlägt der Assistent vor, bei welchen drei Kunden ein Follow-up jetzt am wichtigsten ist. Dazu beraten lassen
04
Marketing- und Kampagnenassistent
Erstellt Entwürfe für Kampagnen, Texte und Beiträge auf Basis Ihrer Inhalte und Tonalität.
Beispiel: Für eine neue Produktreihe entstehen in Minuten abgestimmte Entwürfe für Newsletter, LinkedIn und Landingpage. Dazu beraten lassen

Dokumente und Wissen

Dokumente prüfen, Wissen sofort verfügbar machen.

05
KI-Dokumentenassistent
Analysiert Verträge, Angebote und Rechnungen, fasst zusammen und erkennt Fristen und Risiken.
Beispiel: Bei einem Versicherungsmakler liest der Assistent eingehende Verträge, fasst sie zusammen und markiert Fristen. Dazu beraten lassen
06
UnternehmensGPT
Ein interner, datenschutzkonformer Assistent auf Ihrem eigenen Firmenwissen, mit Quellenangabe.
Beispiel: Neue Mitarbeitende fragen in natürlicher Sprache nach internen Prozessen und erhalten eine Antwort mit Verweis auf das richtige Dokument. Dazu beraten lassen
07
Semantische Suche
Findet Inhalte über Dokumente und Systeme hinweg nach Bedeutung, nicht nur nach Stichwort.
Beispiel: Die Suche nach „Garantie bei Wasserschaden“ findet auch Dokumente, die nur „Gewährleistung Feuchtigkeit“ enthalten. Dazu beraten lassen

Produktion und Daten

Aus vorhandenen Daten Wartung, Qualität und Tempo gewinnen.

08
Produktionsdatenanalyse und Predictive Maintenance
Erkennt Anomalien in Maschinen- und Sensordaten und liefert Dashboards für Wartung und Qualität.
Beispiel: Sensordaten einer Fertigungslinie werden überwacht. Weicht ein Wert vom Muster ab, warnt ein Dashboard frühzeitig. Dazu beraten lassen
09
Prozessautomatisierung
Automatisiert wiederkehrende Abläufe mit klaren Regeln oder mit KI, robust und nachvollziehbar.
Beispiel: Der monatliche Reporting-Lauf läuft automatisiert und liegt am ersten Werktag fertig vor. Dazu beraten lassen

Personal und Recruiting

Bewerbungen schneller sichten, Standardfragen automatisch beantworten.

10
Bewerber- und Recruiting-Assistent
Sichtet eingehende Bewerbungen, fasst Profile zusammen und beantwortet Standardfragen von Bewerbenden.
Beispiel: Eingehende Bewerbungen werden aufbereitet und nach Anforderungsprofil vorsortiert. Dazu beraten lassen
11
Disposition von Mitarbeitenden
Plant Einsätze, Schichten und Touren auf Basis von Verfügbarkeit, Qualifikation und Priorität.
Beispiel: Bei einem Dienstleister verteilt der Assistent eingehende Aufträge nach Skill und Verfügbarkeit. Dazu beraten lassen

Das sind nur Beispiele.

Es gibt unzählige weitere Lösungen, und für jedes Problem finden wir die passende Technologie.

Der erste Schritt ist immer zu verstehen, wo bei Ihnen der größte Hebel liegt.
Das klären wir gemeinsam im kostenlosen Erstgespräch.

Kostenloses Erstgespräch

KI zum Festpreis.
Ihr Weg in klaren Paketen:

Drei Schritte, die aufeinander aufbauen und sich gegenseitig anrechnen. Direkt buchbar zum Festpreis, ohne lange Angebotsrunde.

Beliebtester Einstieg
1 Wissen aufbauen

KI-Strategie-Workshop

Sie bauen KI-Wissen auf, bestimmen Ihren Reifegrad und entwickeln erste eigene Ansätze, begleitet von unserem Trainer.

799 € zzgl. MwSt.
Wird beim KI-Pilot-MVP mit 1.890 € angerechnet

Das ist dabei

8 Stunden Live-Untericht an einem Tag

Hoher Praxis-Anteil mit direkter Umsetzung

Konkrete erste Schritte für Ihr Unternehmen

Genauer Inhalt
Grundlagen: was KI im Mittelstand heute leistet
Sinnvolle Einsatzfelder im eigenen Unternehmen erkennen
Datenschutz, Risiken und Grenzen richtig einordnen
Eigene Use-Cases entwickeln und bewerten
Für wen geeignet

Geschäftsführung, IT- und Digitalisierungsverantwortliche sowie Bereichsleitung, die KI fundiert einordnen wollen.

Format

Eigenständige Weiterbildung, unabhängig von einem Projekt buchbar.

Direkt buchbar zum Festpreis
Termine ansehen
3 Umsetzen

KI-Pilot-MVP

Vom Konzept zum ersten lauffähigen Assistenten.

4.900 € zzgl. MwSt.
Abzüglich 1.890 € nach Strategiepapier

MVP steht für „Minimum Viable Product“, also die kleinste sinnvolle Version. Wir bauen zuerst die Funktion mit dem größten Nutzen
Das ist dabei

Umsetzung eines priorisierten Use-Cases

Intergration in Ihre bestehenden Systeme

Test mit echten Daten und Ihrem Team

Genauer Leistungsumfang
Feinkonzept des gewählten Use-Cases
Entwicklung des MVP
Anbindung an Ihre vorhandenen Systeme
Gemeinsamer Test und Übergabe
Grundlage für den späteren Roll-out
Für wen geeignet

Unternehmen mit einem klaren, priorisierten Use-Case, die schnell ein greifbares Ergebnis wollen.

Direkt buchbar zum Festpreis
Jetzt buchen

Projekt auf Anfrage

Weitere Software-Projekte und die komplette Optimierung Ihrer IT. Preis auf Anfrage. Wir begleiten Sie von der Analyse über die Entwicklung bis zum Betrieb.

Projekt anfragen

Alle Preise verstehen sich zzgl. gesetzlicher MwSt. Genauer Leistungsumfang im Erstgespräch.

Wie läuft ein KI-Projekt ab?
Unsere 5 gemeinsamen Schritte:

Fünf Schritte, ein Team, ein klarer Fahrplan. Sie wissen jederzeit, wo Ihr Projekt steht.

1
Woche 0

Standort-bestimmung

Wir analysieren Ihre Daten, Prozesse und Systeme, prüfen die Compliance nach DSGVO und EU AI Act und wählen mit Ihnen die lohnendsten Use-Cases.

2
Woche 1 bis 3

Konzept und Kalkulation

Sie erhalten eine klare Lösungsskizze oder einen Prototyp, einen Zeitplan mit konkreten Budgetangaben und eine transparente, vollständige Aufwandsschätzung als Entscheidungsgrundlage.

3
Woche 3 bis 12

MVP-Entwicklung

Wir entwickeln den funktionsfähigen Kern Ihrer Lösung in kurzen Iterationen und liefern erste greifbare Ergebnisse bereits nach 6 bis 12 Wochen.

4
ab Woche 12
Integration und Test

Wir binden die Lösung in Ihre bestehende IT ein und testen sie mit echten Daten aus Ihrem Betrieb, bis alles zuverlässig läuft.

5
laufend
Go-Live und Begleitung

Wir begleiten den Produktivbetrieb, übergeben das Wissen an Ihr Team und entwickeln die Lösung nach Bedarf gemeinsam mit Ihnen weiter.

Zeitangaben sind typische Werte und hängen vom Projektumfang ab.

Ist KI DSGVO-konform?
So setzen wir KI rechtssicher ein:

Mit über 23 Jahren Softwareentwicklung bauen wir KI auf einem echten Fundament.
KI-Tools wie Claude, GitHub Copilot und ChatGPT setzen wir nur abgesichert ein: keine echten Personendaten in den Tools, Training auf Ihren Daten deaktiviert, Betrieb auf Wunsch in Deutschland, der EU oder on-premise.

23+
Jahre Softwareentwicklung
25+
Entwickler/innen remote in DE
2
ISO-Zertifizierungen: 27001:2024 und 9001:2015
DSGVO
mit externem Datenschutzbeauftragten (heyData)

So sichern wir jeden Datentransfer ab

Auftragsverarbeitung (DPA)Vertrag mit jedem KI-Anbieter zu Verarbeitung, Schutz und Löschung Ihrer Daten.
EU-StandardvertragsklauselnVon der EU-Kommission genehmigte Klauseln nach Art. 46 DSGVO, auch bei US-Verarbeitung.
Transfer-Impact-AssessmentRisikoanalyse zum US-Behördenzugriff. Ergebnis für Claude und ChatGPT: Risiko niedrig.
Data Privacy FrameworkGitHub Copilot ist zusätzlich nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.
EU AI ActWir ordnen Ihre Anwendung nach Risikoklasse ein und dokumentieren sie nachvollziehbar.
Betrieb nach WahlIn Deutschland, der EU oder on-premise in Ihrer eigenen Infrastruktur, je nach Schutzbedarf.